Start van het werkjaar

De kern

Nieuwe kernleden

Kernleden komen en gaan, maar het is van belang dat je gewest voldoende kernleden blijft behouden. Zorg dus dat je tijdig op zoek gaat naar nieuwe kernleden, zeker wanneer sommigen aangeven te stoppen na het huidige werkjaar. Nieuwe kernleden moet je met zorg behandelen. Informeer hen voldoende en geef ze gepaste verantwoordelijkheden. Hierbij zorg je best voor een goede overdracht, zodat alle kennis in huis blijft en niets verloren gaat.

Taakverdeling

Verdeel de verschillende functies onder de kernleden. Zorg ervoor dat de functie bij de persoon in kwestie past en hou een goede, eerlijke taakverdeling in het oog.

Welke functie heeft welke taken?

• Voorzitter
  • Eindverantwoordelijke van je gewest.
  • Bestuursvergadering voorbereiden en leiden.
  • Beslissingen nemen (ook als niet iedereen akkoord is).
  • Planning maken.
  • Werking van het gewest evalueren.
  • Gewestkern aansturen.
  • Aanspreekpunt voor de leden.
• Penningmeester
  • Kasverantwoordelijke van het gewest.
  • Facturen betalen.
  • Begroting opmaken.
  • Kasboek bijhouden.
• Secretaris
  • Verantwoordelijke voor de (leden)administratie van het gewest.
  • Activiteiten in Click zetten.
• Communicatieverantwoordelijke
  • Uitnodigingen, affiches en flyers maken.
  • Website en sociale media up-to-date houden.
  • Contact met lokale pers.
• Subsidieverantwoordelijke
  • Subsidies aanvragen.
• Afgevaardigde Provinciale Kern
  • Vergaderingen van de Provinciale Kern bijwonen.
  • Terugkoppeling naar het gewest en naar de Provinciale Kernen.

Registreer de functies juist in Click. Hoe je dit juist doet, kan je lezen in de Kern van de Zaak. De deadline voor de registratie is 14 november 2025.

Jaarprogramma

Evalueer het vorige werkjaar

Behoud de activiteiten die goed liepen, verander degene die minder goed liepen, en zorg ieder jaar opnieuw voor wat verandering. Het is leuk om eens een activiteit te doen die jullie nog nooit eerder deden of eentje die al lang geleden is.

Plannen, plannen en nog eens plannen

Het is belangrijk om een overzichtelijk jaarprogramma op te maken. Als je inspiratie nodig hebt, kan je altijd een kijkje nemen in de Kern van de Zaak. Probeer zeker rekening te houden met het provinciaal en nationaal programma. Plan dus geen activiteit met jouw gewest wanneer de provincie al een activiteit organiseert, en zet de provinciale en nationale evenementen ook op het gewestelijke jaarprogramma. Nu heb je er enkele leuke activiteiten bij, waar je naartoe kan gaan wanneer er veel enthousiasme heerst binnen jouw gewest!

Op de eerste vergadering van het jaar kan je de startactiviteit uitwerken. Denk na over welke activiteit je organiseert en wie waarvoor zorgt. Als je dit graag wil kan je een jaarprogrammafolder maken in Canva, die je kan uitdelen aan jouw leden (zie hieronder). 

Administratie om in orde te brengen

Er zijn een aantal zaken die je aan het begin van het werkjaar in orde moet brengen. Kijk even mee: 

1. Ontwerp zelf een jaarprogrammafolder. Vul al je activiteiten en bijkomende info in via het Canva-sjabloon en wij laten je folder drukken. Vergeet niet om een of meerdere kwaliteitsvolle foto’s van je gewest toe te voegen. Klaar met ontwerpen? Deel je ontwerp met info@groenekring.be.Hou rekening met een levertijd van 1 tot 2 weken. 
2. Registreer alle gewestactiviteiten in Click voor 14 november 2025. In de Kern van de Zaak staat uitgelegd hoe je dit moet doen. Wist je dat je door al jouw administratie op tijd in orde te brengen iets kan winnen? Lees hieronder meer bij het stukje ‘Werf je rijk’!
3. Ga je op schoolbezoek? Laat dit tijdig weten aan jouw consulent! Die zal ervoor zorgen dat er voor jou een schoolpakket klaarligt dat je kan gebruiken. Wat zit er allemaal in een schoolpakket?
   • PowerPoint: Wat is Groene Kring?
   • Materiaal om uit te delen:
     • 50 interessekaartjes,
     • 50 stylo’s,
     • Enkele Stiels,
     • 50 algemene flyers,
     • 50 stickers van Groene Kring.

Leden

Evaluatie

Wanneer je je ledenaantal en de omgang met de leden evalueert, kan het handig zijn om volgende vragen als leidraad te gebruiken:

• Hoeveel leden hebben we?
• Zijn er veel of weinig nieuwe leden? Hoe komt dit?
• Zijn er gemeenten waar we meer moeten inzetten op ledenwerving?
• Organiseren we onze activiteiten geografisch gezien goed?
• Zijn de verschillende leeftijden vertegenwoordigd?
• Zit onze ledenbinding goed?
• Blijven leden lang lid?

Administratie

Zorg dat je ledenadministratie in orde is voor 14 november 2025. Je kan alles registreren in Click. De uitleg hiervoor vind je in de Kern van de Zaak.

Dit handige werkboekje kan je gebruiken als basis van jouw startkern. Alles wat je bij de begin van het nieuwe werkjaar moet weten en beslissen staat hierin vermeld. 

Dit handboek is een basisgids voor nieuwe kernleden. 

Met 'Werf je rijk!' wil Groene Kring aanmoedigen om alle administratieve taken tijdig klaar te hebben en extra in te zetten op ledenwerving en -binding. 

Het leukste deel is natuurlijk dat jouw gewest er een prijs mee kan winnen. Wil je ook weten wat je exact moet doen om zo'n prijs te verdienen, lees dan snel verder!

Werf je rijk! - deel I (Administratie)

Elk gewest dat de volgende drie opdrachten goed uitvoert vóór de deadline van 14 november 2025, wint een leuke prijs. 

1. Zet alle kernleden en hun functies juist in Click.
2. Breng de ledenadministratie in Click zo snel mogelijk in orde.
3. Vul alle activiteiten van jouw gewestelijk jaarprogramma in in Click.

Heb je al deze opdrachten goed uitgevoerd? Proficiat, jouw gewest ontvangt een Groene Kringwegwijzer met gewestlogo!

Werf je rijk! - deel II (Ledenwerving en -binding)

Is Werf je rijk! - deel I in orde? Dan ontvang je na de deadline van ons een berichtje met een handige link om je eigen verjaardagskaarten te ontwerpen. Via het webformulier kan je vlot alle info invullen en eenvoudig een kwaliteitsvolle foto uploaden. 

1. Vul het formulier tegen ten laatste 28 november 2025 in. Daarna gaan wij aan de slag om alles af te drukken. 
2. Zorg voor een gepast bestandsformaat voor je foto (JPG, PNG of PDF). 
3. Hou rekening met kwaliteit:  
   • Zorg voor een mooie, scherpe foto.
   • Donkere, wazige, onscherpe afbeeldingen van Facebook of het internet kunnen we helaas niet drukken.